Zásady zpracování osobních údajů

1. Úvodní ustanovení

Tyto zásady zpracování osobních údajů vysvětlují, jak společnost FYZIOGATE, s.r.o., IČO: 06065465, se sídlem Veverkova 1397/23, Pražské Předměstí, 500 02 Hradec Králové, zpracovává osobní údaje v souvislosti s provozem projektu Zdravá noha, používáním webových stránek, registrací do bezplatných i placených online programů, nákupem digitálních produktů, využíváním členské sekce, odběrem newsletteru, komunikací se zákaznickou podporou a vyřizováním reklamací.

Tyto zásady navazují na všeobecné obchodní podmínky a reklamační řád projektu Zdravá noha. Jejich účelem je poskytnout subjektům údajů srozumitelné informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, proč je zpracováváme, na jakém právním základě, komu je můžeme předávat, jak dlouho je uchováváme a jaká práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů náleží fyzickým osobám.

Při zpracování osobních údajů postupujeme zejména podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a dalších souvisejících právních předpisů.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za to, že osobní údaje jsou zpracovávány zákonně, korektně, transparentně, bezpečně a pouze v rozsahu nezbytném pro příslušný účel.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože k tomu podle aktuálního nastavení zpracování není povinen. V případě dotazů nebo uplatnění práv lze Správce kontaktovat na e-mailové adrese info@trenerkasimonka.cz.

3. Koho se zpracování týká

Zpracování osobních údajů se může týkat zejména těchto osob:

• návštěvníků webových stránek;
• osob, které se registrují do bezplatných materiálů nebo ukázek programu;
• zákazníků, kteří objednávají 7denní video program, přístup do členské sekce nebo doprovodné PDF materiály;
• odběratelů newsletteru a obchodních sdělení;
• osob, které komunikují se zákaznickou podporou, uplatňují reklamaci nebo jiný požadavek;
• osob, které nám udělí souhlas se zpracováním osobních údajů nebo s použitím cookies.

4. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou potřebné pro konkrétní účel. Rozsah údajů se může lišit podle toho, zda osoba pouze navštíví web, stáhne bezplatný materiál, objedná placený program, využívá členskou sekci nebo komunikuje s podporou.

Zpracovávat můžeme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje, zejména jméno, příjmení;
• kontaktní údaje, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, fakturační adresa;
• fakturační údaje, zejména fakturační adresa, IČO, DIČ, údaje potřebné pro vystavení účetního nebo daňového dokladu;
• údaje o objednávkách, zejména zakoupený program, datum objednávky, cena, stav objednávky, délka přístupu, způsob úhrady, historie objednávek a související smluvní dokumentace;
• údaje o přístupu do členské sekce, zejména přihlašovací údaje v technicky nezbytném rozsahu, informace o aktivním přístupu, délce přístupu, využívaném programu, případně údaje o průběhu programu, pokud je taková funkcionalita používána;
• platební údaje, zejména informace o tom, zda byla platba provedena, její výše, datum, měna, identifikace transakce a platební metoda; údaje o platebních kartách v plném rozsahu nezpracováváme ani neukládáme, protože platba probíhá prostřednictvím poskytovatele platebních služeb;
• komunikační údaje, zejména obsah e-mailové komunikace, dotazy, zprávy, požadavky, zpětná vazba, reklamace, odpovědi na reklamace a další komunikace se zákaznickou podporou;
• marketingové údaje, zejména informace o uděleném souhlasu, odběru newsletteru, odhlášení z odběru, otevření e-mailu, kliknutí na odkazy, zařazení do marketingové kampaně nebo segmentu;
• technické údaje, zejména IP adresa, cookies, identifikátory zařízení, informace o prohlížeči, operačním systému, chování na webu, návštěvnosti, zdrojích návštěvy, analytická a marketingová data.

Zpravidla nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, zejména údaje o zdravotním stavu. Projekt Zdravá noha je koncipován jako edukativní a preventivní projekt zaměřený na péči o chodidla a cvičení na nohy, nikoli jako poskytování zdravotních služeb. Pokud nám však osoba sama dobrovolně sdělí informace týkající se svého zdravotního stavu, například v rámci dotazu nebo reklamace, zpracujeme je pouze v nezbytném rozsahu pro vyřízení dané komunikace, ochranu právních nároků nebo poskytnutí odpovědi. Doporučujeme nesdělovat nám citlivé zdravotní informace, pokud to není nezbytné.

5. Za jakými účely osobní údaje zpracováváme

Vyřízení objednávky a dodání digitálního obsahu

Osobní údaje zpracováváme za účelem přijetí a vyřízení objednávky, uzavření a plnění smlouvy, zpřístupnění digitálního obsahu, vytvoření nebo správy přístupu do členské sekce, zaslání potvrzení objednávky, vystavení dokladu a poskytování související zákaznické podpory. Tento účel se týká zejména 7denního video programu, přístupu do členské sekce s videi a případných doprovodných PDF materiálů.

Právní základ: plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Bez těchto údajů zpravidla není možné objednávku vyřídit ani digitální obsah zpřístupnit.

Registrace do bezplatných materiálů a ukázek

Osobní údaje zpracováváme také za účelem registrace do bezplatných ukázek programu, zasílání bezplatných edukativních materiálů nebo jiného bezplatného obsahu zaměřeného na péči o chodidla.

Právní základ: souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, případně plnění smlouvy nebo předsmluvních opatření podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud je bezplatný obsah poskytován na základě registrace jako sjednané plnění. Pokud na bezplatný obsah navazuje zasílání obchodních sdělení, postupujeme podle pravidel uvedených níže v části newsletter a marketingová komunikace.

Členská sekce a správa přístupu

Osobní údaje zpracováváme za účelem vytvoření, správy, zabezpečení a provozu členské sekce, ověření oprávnění k přístupu, nastavení délky přístupu, obnovení hesla, řešení technických problémů a ochrany obsahu před neoprávněným sdílením.

Právní základ: plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména ochrana práv Správce, bezpečnost služeb a prevence zneužití.

Zákaznická podpora, reklamace a stížnosti

Osobní údaje zpracováváme za účelem odpovědi na dotazy, řešení technických problémů, vyřizování reklamací, evidence uplatněných práv z vadného plnění, vystavení potvrzení o reklamaci, komunikace o výsledku reklamace a ochrany právních nároků.

Právní základ: plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR a oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je zejména řádné vyřízení požadavku, evidence komunikace, prokázání splnění povinností a ochrana práv Správce.

Účetnictví, daně a zákonné povinnosti

Osobní údaje zpracováváme za účelem vedení účetnictví, vystavování a archivace účetních a daňových dokladů, plnění daňových povinností a dalších zákonných povinností.

Právní základ: plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Newsletter a obchodní sdělení

Osobní údaje, zejména e-mailovou adresu, můžeme zpracovávat za účelem zasílání newsletteru, edukativního obsahu, tipů, doporučení, informací o nových produktech, obchodních nabídek a marketingových sdělení.

Právní základ: souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, nebo oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR v případě zasílání obchodních sdělení stávajícím zákazníkům týkajících se obdobných produktů nebo služeb. Z odběru se lze kdykoliv odhlásit prostřednictvím odkazu uvedeného v každém obchodním sdělení nebo zasláním žádosti na info@trenerkasimonka.cz. Odhlášení je zdarma a nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

Analytika, cookies a marketingové měření

Osobní údaje a technické údaje můžeme zpracovávat za účelem měření návštěvnosti webu, vyhodnocování funkčnosti webu, zlepšování služeb, personalizace obsahu, remarketingu a marketingového měření. Používáme nebo můžeme používat zejména nástroje jako Google Analytics, Meta Pixel a další obdobné analytické nebo marketingové nástroje.

Právní základ: souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, pokud jde o analytické nebo marketingové cookies a obdobné technologie, které nejsou nezbytné pro fungování webu. Technické cookies nezbytné pro fungování webu zpracováváme na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, případně za účelem poskytnutí služby vyžádané uživatelem.

Ochrana právních nároků a bezpečnost

Osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem ochrany našich práv, vymáhání pohledávek, řešení sporů, prevence zneužití služeb, ochrany digitálního obsahu, ochrany autorských práv, zabezpečení webu a členské sekce a prokazování splnění právních povinností.

Právní základ: oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

6. Komu mohou být osobní údaje předány

Osobní údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu a pouze tehdy, pokud je to nutné pro zajištění výše uvedených účelů, plnění smlouvy, plnění právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Osobní údaje mohou být předány zejména těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatelé platebních služeb, zejména Stripe;
• poskytovatel e-mailingového a marketingového nástroje;
• poskytovatelé analytických a marketingových nástrojů, zejména Google a Meta;
• poskytovatelé hostingu, cloudových služeb, IT správy, webové administrace a technické podpory;
• poskytovatelé nástrojů pro správu členské sekce, online platformy, objednávek a digitálního obsahu;
• účetní, daňoví poradci, právní poradci a další odborní poradci;
• orgány veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis nebo oprávněná výzva.

Někteří příjemci mohou být v postavení zpracovatelů osobních údajů. Se zpracovateli uzavíráme odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů, pokud to GDPR vyžaduje.

Někteří poskytovatelé technických, analytických nebo marketingových nástrojů mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. Pokud k takovému předání dochází, děje se tak pouze při splnění požadavků GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk podle GDPR.

7. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy. Orientačně platí zejména tyto doby uchování:

• údaje související s objednávkou a plněním smlouvy uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků;
• účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let;
• údaje v členské sekci uchováváme po dobu trvání přístupu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků nebo splnění právních povinností;
• údaje související s reklamacemi uchováváme po dobu vyřízení reklamace a následně po dobu nezbytnou pro prokázání splnění právních povinností a ochranu právních nároků;
• údaje pro newsletter uchováváme do odvolání souhlasu, odhlášení z odběru nebo uplatnění námitky proti zpracování;
• údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme po dobu, na kterou byl souhlas udělen, nebo do jeho odvolání;
• cookies uchováváme podle nastavení cookie lišty, konkrétního typu cookies a nastavení prohlížeče uživatele;
• údaje zpracovávané za účelem ochrany právních nároků uchováváme zpravidla po dobu odpovídající příslušným promlčecím lhůtám.

Po uplynutí příslušné doby osobní údaje vymažeme, anonymizujeme nebo dále uchováme pouze tehdy, pokud k tomu máme jiný zákonný důvod.

8. Cookies a obdobné technologie

Web projektu Zdravá noha používá cookies a obdobné technologie. Cookies jsou malé soubory nebo identifikátory ukládané v zařízení uživatele, které umožňují fungování webu, zapamatování určitých nastavení, analýzu návštěvnosti nebo marketingové měření. Používat můžeme zejména tyto kategorie cookies:

• nezbytné cookies, které jsou potřebné pro základní fungování webu, objednávkového procesu, zabezpečení, přihlášení nebo uložení voleb uživatele;
• analytické cookies, které pomáhají vyhodnocovat návštěvnost, chování uživatelů na webu a funkčnost webu;
• marketingové cookies, které slouží pro personalizaci reklamy, remarketing, měření kampaní a zobrazování relevantnějšího obsahu;
• preferenční cookies, které mohou sloužit k zapamatování nastavení uživatele.

Nezbytné cookies můžeme používat bez souhlasu, protože jsou potřebné pro fungování webu nebo poskytnutí služby vyžádané uživatelem. Analytické, marketingové a jiné volitelné cookies používáme pouze na základě souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty nebo jiného nástroje pro správu souhlasů.

Uživatel může souhlas s cookies kdykoliv odvolat nebo změnit prostřednictvím nastavení cookie lišty, pokud je tato funkcionalita dostupná, případně prostřednictvím nastavení svého internetového prohlížeče. Odmítnutí volitelných cookies nemá vliv na možnost používat základní funkce webu. Některé personalizované nebo analytické funkce však nemusí být dostupné v plném rozsahu.

9. Obchodní sdělení a newsletter

Pokud nám osoba udělí souhlas s odběrem newsletteru, můžeme jí zasílat obchodní sdělení, edukativní e-maily, tipy a doporučení k péči o chodidla, informace o nových produktech, programech a dalších aktivitách projektu Zdravá noha.

Pokud se osoba stane naším zákazníkem, můžeme jí zasílat obchodní sdělení týkající se obdobných produktů nebo služeb také na základě oprávněného zájmu a v souladu se zákonem o některých službách informační společnosti, pokud takové zasílání neodmítne.

Každý příjemce obchodního sdělení má možnost zasílání kdykoliv jednoduše a zdarma odmítnout, zejména kliknutím na odhlašovací odkaz v e-mailu nebo zasláním žádosti na info@trenerkasimonka.cz.

Odhlášení z obchodních sdělení neznamená ukončení zasílání transakčních nebo servisních zpráv, které jsou nezbytné pro vyřízení objednávky, zpřístupnění produktu, správu účtu, reklamaci nebo plnění smlouvy.

10. Zpracování údajů při reklamacích

Pokud Zákazník uplatní reklamaci, zpracováváme údaje potřebné k přijetí, posouzení, vyřízení a evidenci reklamace. Může jít zejména o identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávce, popis vady, komunikaci, screenshoty, chybové hlášky, technické informace a údaje potřebné pro vystavení potvrzení o reklamaci.

Údaje z reklamací zpracováváme za účelem plnění smlouvy, plnění právních povinností, ochrany právních nároků a zlepšování kvality našich služeb.

Pokud Zákazník v reklamaci dobrovolně uvede informace týkající se svého zdravotního stavu nebo jiných citlivých okolností, zpracujeme je pouze v nezbytném rozsahu pro vyřízení reklamace nebo ochranu právních nároků.

11. Automatizované rozhodování a profilování

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo vůči subjektu údajů právní účinky nebo se ho obdobně významně dotýkalo.

V rámci marketingových nástrojů může docházet k základnímu segmentování kontaktů, například podle toho, zda se osoba registrovala k odběru, zakoupila konkrétní produkt, otevřela e-mail nebo klikla na odkaz. Toto segmentování slouží k tomu, aby komunikace byla relevantnější a méně obtěžující.

Pokud by v budoucnu mělo dojít k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky, budeme o tom subjekty údajů předem informovat a zajistíme splnění všech zákonných požadavků.

12. Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů má subjekt údajů práva stanovená GDPR. Patří mezi ně zejména:

• právo na přístup k osobním údajům;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• právo na omezení zpracování;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• právo na přenositelnost údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně;
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Pokud je zpracování založeno na oprávněném zájmu, má subjekt údajů právo kdykoliv vznést námitku. V takovém případě osobní údaje dále nezpracováváme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy, právy a svobodami subjektu údajů, nebo pokud údaje nepotřebujeme pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

V případě obchodních sdělení může příjemce kdykoliv vznést námitku nebo se odhlásit. Po odhlášení nebudeme danou e-mailovou adresu používat pro zasílání obchodních sdělení, ledaže by nám byl později udělen nový souhlas nebo vznikl jiný zákonný důvod.

13. Jak lze práva uplatnit

Práva lze uplatnit e-mailem na adrese: info@trenerkasimonka.cz.

V žádosti je vhodné uvést, jaké právo chce osoba uplatnit, jakých údajů nebo zpracování se žádost týká a jaký kontakt máme použít pro odpověď.

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho (1) měsíce od jejího obdržení. Ve složitých případech nebo při větším počtu žádostí může být lhůta prodloužena až o další dva (2) měsíce; o prodloužení a jeho důvodech budeme žadatele informovat.

Pokud budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti. Toto opatření slouží k ochraně osobních údajů před neoprávněným zpřístupněním.

14. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se subjekt údajů domnívá, že osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, může se obrátit na nás prostřednictvím e-mailu info@trenerkasimonka.cz. Tím není dotčeno právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

15. Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití, změně, poškození, neoprávněnému zveřejnění nebo jinému neoprávněnému zpracování.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro plnění svých úkolů nebo smluvních povinností. Tyto osoby jsou vázány povinností mlčenlivosti nebo jinými odpovídajícími povinnostmi.

Využíváme pouze takové dodavatele a nástroje, u nichž přiměřeně dbáme na bezpečnost zpracování, smluvní zajištění a soulad s požadavky GDPR.

16. Aktualizace zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, zejména pokud dojde ke změně právních předpisů, změně používaných nástrojů, rozšíření služeb, úpravě webu, změně způsobu zpracování osobních údajů nebo jiné relevantní změně.

Aktuální verze zásad je vždy dostupná na webu projektu Zdravá noha. Pro zpracování osobních údajů se použije aktuální verze zásad, ledaže právní předpisy stanoví jinak.